Verkorte handleiding

Algemeen

Een wachtwoord is te verkrijgen door een mail te sturen aan info@emailworks.nl.
In het algemeen wijst de site zichzelf. De site is volledig functioneel, behalve het daadwerkelijk e-mail verzenden is bij de demo niet mogelijk. Enkele specifieke situaties zijn uitgelegd.
 

Wat eerst te doen bij de echte implementatie

Alvorens mensen zich in te laten schrijven, dient u de basis eerst op orde te hebben. Wijzigingen zijn achteraf mogelijk, echter in sommige gevallen zou u mensen opnieuw in moeten voeren en dat is zonde van de tijd.

• maak eerst de groepen aan (geef hierbij aan of ze al dan niet besloten zijn)
• vul de basis gegevens van uw school in bij > basisgegevens > School. Sla deze op.
• maak hier ook algemene accounts aan van ouders en leerkrachten en druk op "opslaan"
• zorg er voor dat ouders als ouders inloggen (mbv het algemene ouder account) en dat de leerkrachten als leerkrachten inloggen (mbv het algemene leerkracht account)
• verstuur de introductiebrieven naar de ouders zoals beschreven in ons voorstel

Groepen
U kunt e-mail versturen naar vastgestelde groepen. U kunt deze groepen zelf definieren bij > Basisgegevens > groepen. Ouders kunnen zich dan bij deze groepen opgeven. Ook is het mogelijk van deze groepen zogenaamde besloten groepen te maken. Alleen de beheerder van de mailapplicatie (u dus) kan dan bepalen wie lid wordt van deze besloten groepen.  Ouders en leerkrachten kunnen zich dus zelf hier niet voor opgeven.

Besloten groepen

Een besloten groep is een groep de onderling vertrouwelijke mail verstuurd en hierbij niet wil dat ouders zich " ten onrechte" zich opgeven voor deze groep. Een voorbeeld is de MR of Ouderraad. Een besloten groep is een groep die volledig beheerd wordt door de beheerder. Hierdoor worden de deelnemers gecontroleerd. Ouders die zich voor de eerste keer opgeven, kunnen deze groepen niet zien.

Afdelingen
U kunt verschillende groepen samenvoegen tot afdelingen. Zo kunt u bijvoorbeeld de afdeling "onderbouw" maken die bestaat uit groep1 en groep 2. Hierdoor wordt het selecteren van de juiste doelgroep nog eenvoudiger.

Dit kan altijd achteraf gebeuren en is voor het vergemakkelijken van veelvuldig verzenden naar meerdere groepen tegelijkertijd. Ouders merken hier niets van.

E-mail verzenden
Gaat u naar > E-mail > Verzenden. Bovenin het scherm kunt u de groep (en/of leerkracht en/of ouder) selecteren. Drukt u daarna op toevoegen. Vervolgens maakt u uw bericht af zoals u gewend bent. In het Archief kunt u zien wat u reeds verzonden heeft. In de demo versie wordt alleen een mail verzonden naar de beheerder. In de volledige versie wordt de mail verzonden naar de geadresseerden én naar de beheerder.

Inloggen als ouder of leerkracht
In de demo zijn de wachtwoorden van de ouders en leerkrachten gelijk aan de login- namen. Ouder1 logt dus in met ouder1 en ouder1

Toevoegen nieuwe leerkrachten en ouders
Op basis van een algemene account kunnen ouders en leerkrachten zichzelf opgeven en hun gegevens aanpassen. Dit algemene account is door de beheerder zelf in te stellen bij > Basisgegevens > School.

Als een ouder of leerkracht inlogt met dit algemene account wordt gevraagd:

1. of ze akkoord gaan met de privacy en de algemene voorwaarden
   vervolgens wordt gevraagd hun gegevens (naam en communicatie gegevens) in te voeren
2. vervolgens wordt gevraagd in welke groepen hun kinderen zitten
3. de ouder of leerkracht krijgt vervolgens een mail toegezonden (ter verificatie) In de demo kan er echter niet gemaild worden (dus stap 4 zal niet plaatsvinden).
4. in deze e-mail dient op een activatie link gedrukt te worden (zo weten we zeker dat er geen misbruik van dit emailadres gemaakt wordt)

Wijzigen van gegevens en inschrijvingen
Mocht er een fout door de ouder of leerkracht gemaakt zijn, kunnen deze mensen inloggen en zijn/haar gegevens wijzigen. Als ouders of leerkrachten hun wachtwoord vergeten zijn kunnen ze deze weer opvragen met behulp van een link.

Bijhouden aanmeldingen
In dit overzicht ( >Overzichten > Aanmeldingen) is te zien hoeveel (en welke) ouders zich hebben opgegeven voor welke groep bij uw school.