Tips

E-mail verzenden is het probleem niet. Hoe overtuig ik op een vriendelijke wijze de ouders om over te stappen op electronische communicatie. Een implementatieplan van Emailworks kan hierbij helpen. Deze kan er voor een school er als volgt uitzien:

Doel

90% van de aanmeldingen binnen te halen binnen 3 weken.

Overwegingen

U als school dient zich af te vragen / te realiseren waarom ouders moeite zouden doen om over te stappen. Daarom een paar argumenten:
 

• nieuwsbrief komt bij meerdere emailadressen aan (papa werk, mama werk, thuis, oma, oppas)
• snel (noem een voorbeeld van de bus is een uur later bij het schoolreisje, zodat je niet voor niks komt)
• nieuwsbrief gaat niet verloren en raakt niet kwijt
• bespaart kosten voor de school (u helpt onze school toch ook?)
• spaart het milieu (goed voorbeeld voor uw kind)
• 06 nummers van ouders zijn up to date (vertel van een geval van een ongelukje waarbij ouders snel gecontacteerd konden worden)
• eenvoudig tussentijdse verslagjes (vertel het voorbeeld van een werkweek waarbij ouders tussentijds geinformeerd werden)
• herinneringen versturen (ouders vergeten daardoor minder)
• nieuwsbrief verschijnt niet meer op papier (of moeten hier evt. voor betalen of kunnen worden gevraagd te helpen met copieren)

De laatste reden lijkt dramatisch, maar wellicht kun je die op het laatst gebruiken in de campagne om iedereen over te halen. Aan de eis informatievoorziening doe je nog steeds, echter de ouder moet er wel iets meer voor doen.
 

Activiteiten

Onderstaande activiteiten dienen maximaal 3 weken te behelsen. Door een spanningsboog te creëren bereik je het beste resultaat.

• stuur de de aankondigingsbrief van emailworks gepersonaliseerd naar de ouders per post (of eventueel geef je het mee aan het kind)
• besteed in de reguliere nieuwsbrieven (of andere communicatievormen) steeds weer aandacht aan bovenstaande overwegingen
• Geef een persoonlijk briefje mee aan de kinderen van wie de ouders zich nog niet ingeschreven hebben. Doe dit net zolang todat de ouder zich ingeschreven heeft
• Hang op de deur bij de groepen of de hoofdingang teksten als: wist u gisteren ook niet dat de bus een uur later kwam? Als u zich aangemeld had bij de electronische nieuwsbrief, had u tijdig een mail gekregen.
• een andere poster met teasers als: heeft u ook de wijziging "..........." via email gekregen?
• of nodig alle ouders uit een tekening te maken voor de juf. De volgende ochtend komen kinderen met een tekening en de "emaillozen" zullen beteutert kijken, want zij wisten hier niks van
• stuur constant herinneringen per mail (bijvoorbeeld: er is morgen weer een speelgoedochtend, vergeet speelgoed niet!). Ouders die zich ingeschreven hebben, hebben hier voordeel van en zullen dit vertellen aan andere ouders
• bel de laatste ouders na met het verzoek zich alsnog in te schrijven
• stop met het uitdelen van de papieren nieuwsbrief en leg een klein stapeltje bij de hoofdingang voor de laatste ouders die geen PC hebben. Kondig dit van voren duidelijk aan!

Oftwel: je moet doorzetten en een campagne op touw zetten om het allergrootste gedeelte zover te krijgen. De voordelen voor de school én voor de ouders zijn evident. De moeite zal beloond worden met het gemak waarmee vanaf heden gecommuniceerd kan worden!