Verkorte handleiding demo
Algemeen Een wachtwoord is te verkrijgen door een mail te
sturen aan info@emailworks.nl.
In het algemeen wijst de demo-site zichzelf. De site is volledig
functioneel, behalve het daadwerkelijk e-mail verzenden is niet mogelijk. Enkele
specifieke situaties zijn uitgelegd.
Groepen
U kunt e-mail versturen naar vastgestelde groepen.
U kunt deze groepen zelf definieren bij > Basisgegevens > groepen.
leden kunnen zich dan bij deze groepen opgeven. Ook is het mogelijk
van deze groepen zogenaamde besloten groepen te maken. Alleen
de beheerder van de mailapplicatie (u dus) kan dan bepalen wie lid
wordt van deze besloten groepen. Zo weet u zeker dat
bijvoorbeeld mail verstuurd aan het bestuur alleen bij de juiste
mensen aankomt.
Afdelingen
U kunt verschillende groepen samenvoegen tot
afdelingen. Zo kunt u bijvoorbeeld de afdeling "onderbouw" maken die
bestaat uit groep1 en groep 2. Hierdoor wordt het selecteren van de
juiste doelgroep nog eenvoudiger.
E-mail verzenden
Gaat u naar > E-mail > Verzenden. Bovenin het scherm kunt u de groep
(en/of leerkracht en/of ouder) selecteren. Drukt u daarna op
toevoegen. Vervolgens maakt u uw bericht af zoals u gewend bent. In
het Archief kunt u zien wat u reeds verzonden heeft. In de demo versie
wordt alleen een mail verzonden naar de beheerder. In de volledige
versie wordt de mail verzonden naar de geadresseerden én naar de
beheerder.
Inloggen als ouder of leerkracht
In de demo zijn de wachtwoorden van de leden en leerkrachten gelijk
aan de login- namen. Ouder1 logt dus in met ouder1 en ouder1
Toevoegen nieuwe leerkrachten en leden
Op basis van een algemene account kunnen leden en leerkrachten
zichzelf opgeven en hun gegevens aanpassen. Dit algemene account is
door de beheerder zelf in te stellen bij > Basisgegevens > vereniging.
Als een ouder of leerkracht inlogt met dit algemene account wordt
gevraagd:
- of ze akkoord gaan met de privacy en de algemene voorwaarden
vervolgens wordt gevraagd hun gegevens (naam en communicatie
gegevens) in te voeren
- vervolgens wordt gevraagd in welke groepen ze zitten
- de ouder of leerkracht krijgt vervolgens een mail toegezonden
(ter verificatie) In de demo kan er echter niet gemaild worden (dus
stap 4 zal niet plaatsvinden).
- in deze e-mail dient op een activatie link gedrukt te worden (zo
weten we zeker dat er geen misbruik van dit emailadres gemaakt
wordt)
Wijzigen van gegevens en inschrijvingen
Mocht er een fout door de ouder of leerkracht gemaakt zijn, kunnen
deze mensen inloggen en zijn/haar gegevens wijzigen. Als leden of
leerkrachten hun wachtwoord vergeten zijn kunnen ze deze weer opvragen
met behulp van een link.
Bijhouden aanmeldingen
In dit overzicht ( >Overzichten > Aanmeldingen) is te zien hoeveel (en
welke) leden zich hebben opgegeven voor welke groep bij uw vereniging.
Wat eerst te doen bij implementatie
Alvorens mensen zich in te laten schrijven, dient u de
basis eerst op orde te hebben. Wijzigingen zijn achteraf mogelijk,
echter in sommige gevallen zou u mensen opnieuw in moeten voeren en
dat is zonde van de tijd.
- maak eerst de groepen aan (geef hierbij aan of
ze al dan niet besloten zijn)
- maak vervolgens de afdelingen aan (een afdeling
bestaat uit meerdere groepen)
- vul de basis
gegevens
van uw vereniging in
- maak hier ook algemene
accounts aan van ouders en leerkrachten
- zorg er voor dat ouders als ouders inloggen (mbv
het algemene ouder account) en dat de leerkrachten als leerkrachten
inloggen (mbv het algemene leerkracht account)
- verstuur de introductiebrieven naar de ouders
zoals beschreven in ons voorstel
|
