Home | Online Enquête | Nieuwsbrief Manager | CMS Websites |  Login

info@emailworks.nl   

FAQ
Home
Functionaliteit
Ouderavonden
Webformulieren
Demo
FAQ
Support
Prijzen
Contact

 

Frequently Asked Questions (FAQ)

  1. Wat is Emailworks voor scholen?
  2. Hoe weet ik of de ouders e-mail hebben en daadwerkelijk gebruiken?
  3. Waarom kan ik niet gewoon Outlook of een ander mailprogramma hiervoor gebruiken?
  4. Onze nieuwsbrief staat al op de website
  5. We hebben al een CMS met een nieuwsbrief functie. Waarom zou ik dan Emailworks gebruiken?
  6. Moet ik met onze ICT mensen overleggen?
  7. Wat zijn de voordelen voor de ouders?
  8. Wat zijn de voordelen voor de school?
  9. Onze nieuwsbrief wordt opgemaakt met behulp van een specifiek DTP (opmaak) pakket. Kan ik deze ook meesturen?
  10. Wat kan de school er zoal mee doen, naast nieuwsbrieven verzenden?
  11. En als mensen geen emailadres hebben of gewoon de papieren versie willen blijven ontvangen?
  12. Leuk idee, maar hoe krijg ik de emailadressen van de ouders verzameld?
  13. Hoe staat het dan met de privacy?
  14. Leuk nieuwsbrieven verzenden, maar ik wil meer
  15. Ik heb alle gegevens al in ons leerling volgsysteem staan, moet ik alles opnieuw invoeren?
  16. Het leerlingen bestand wijzigt steeds, hoe krijg ik dat doorgevoerd op het Emailworks voor scholen?
  17. Wat kost deze functionaliteit?
  18. Klinkt allemaal goed, maar voor dat ik me opgeef wil ik het eerst even proberen.
  19. Ik heb het uit geprobeerd en ik wil met mijn school gebruik maken van Emailworks voor scholen

     

Wat is Emailworks voor scholen?

Emailworks voor scholen is een webapplicatie die de gebruiker (ouders, leraren en bestuur van school) in staat stelt op een zeer eenvoudige manier nieuwsbrieven of berichten te sturen naar ouders.

Het systeem onderhoudt zichzelf omdat ouders zijn/haar eigen contact gegevens kunnen wijzigen. Doen ze dit niet, zal het bericht niet aankomen of kan de school geen contact opnemen in geval van nood. De ouder zal dus gaarne bereid zijn dit (eenmalig) te doen.
 

 ^

Hoe weet ik of de ouders email hebben en daadwerkelijk gebruiken?

 

Uit diverse onderzoeken blijkt dat minstens 90% van de ouders e-mail hebben. Dit percentage loopt flink op als de ouders werken en/of kinderen hebben. Indien u dit percentage alsnog getoetst wenst te hebben, kunt u op een zeer eenvoudige en snelle manier dit voor uw eigen school onderzoeken. Kijkt u hiervoor naar deze pagina die hier volledig aan gewijd is.

 

 ^

Waarom kan ik niet gewoon Outlook of een ander mailprogramma hiervoor gebruiken?

Omdat u (hoogstwaarschijnlijk) niet de beschikking heeft over up-to-date emailadressen van alle ouders. De voordelen van Emailworks voor scholen:

  • mail-adressen (3 stuks) én mobiele telefoonnummers (ook 3 stuks) worden onderhouden door de ouders zelf, waardoor deze altijd up-to-date zijn. U hoeft dit dus niet meer zelf te doen.
  • U kunt altijd en overal hiervan gebruik van maken. U kunt hierdoor dus ook vanaf thuis werken of meteen voor verschillende scholen (als u die onder uw hoede heeft)
  • iedereen kan gebruik maken van de mailapplicatie (met bijbehorende email-adressen). Niet alleen de school, maar ook (eventueel) de ouders en de leerkrachten (alleen Internettoegang is noodzakelijk)
  • De groepenindeling wordt door de ouders zelf gedaan. U hoeft dus niet elke ouder apart te selecteren, u selecteert slechts een groep (of meerdere groepen) en het bericht wordt automatisch gestuurd naar de betreffende ouders. Selectie van de geadresseerden gaat dus zeer eenvoudig
  • U hoeft geen software te installeren of te configureren. Slechts een webbrowser en een connectie met het Internet is voldoende

Kijk ook naar bovenstaand antwoord in een overzichtelijke tabelvorm

 ^

Onze nieuwsbrief staat al op de website

Het is bewezen dat informatie beter gelezen wordt als deze actief naar je toegezonden wordt. Ouders gaan niet elke week zelf actief op de website kijken. Ouders checken wel elke dag (of in ieder geval regelmatig) hun mail. Informatie komt hierdoor echt aan! En wel bij 3 verschillende Emailadressen.

 ^

We hebben al een CMS met een nieuwsbrief functie. Waarom zou ik dan Emailworks gebruiken?

U heeft met Emailworks voor scholen:

  • de  beschikking over 3 mobiele telefoonummers
  • de beschikking over 3 e-mailadressen per gezin (u kunt de ouder dus altijd bereiken)
  • de mogelijkheid om leerkrachten met de ouders te laten mailen
  • de mogelijkheid om ouders onderling te laten mailen
  • een webapplicatie die speciaal voor school geschreven is (met bijvoorbeeld handige overzichten)
  • mini-enquete als vervanging van de (afscheur)briefjes (bijv. "ik kom wel/niet op de ouderavond")

Hierdoor heeft u een echt integraal communicatie platform in handen.

Kijk ook naar bovenstaand antwoord in een overzichtelijke tabelvorm

 ^

Moet ik met onze ICT mensen overleggen?

Emailworks voor scholen is geen ICT oplossing maar een beleidskeuze. Alleen een PC met Internettoegang is voldoende

 ^
Wat zijn de voordelen voor de ouders?

  • Ouders krijgen snel informatie
  • Beide ouders en eventuele verzorgers krijgen informatie (nieuwsbrief ligt niet meer verfrommeld ergens onderin een tas en wordt daardoor door niemand gelezen)
  • Informatie op maat: Ouders kunnen alleen informatie krijgen die voor hun kind relevant is (dus geen overload aan informatie die toch niet interessant is)
  • Ouders kunnen snel gecontacteerd worden op hun mobiele nummer in geval van nood
  • Ouders kunnen een electronisch archief aanleggen van de nieuwsbrieven

 ^
Wat zijn de voordelen voor de school?

  • Communicatie met de ouder van het kind wordt geïntensiveerd
  • Communicatie is beter afgestemd op de doelgroep
  • Communicatie is snel en komt altijd aan
  • Geen tijd meer kwijt aan het het kopiëren
  • Geen tijd meer kwijt aan het distribueren
  • Contactinformatie van de ouders is altijd up to date
  • Minder papier is goed voor het milieu
  • Meer bezoekers trekken naar de website van de school
  • Geen drukwerk meer (scholenboekjes gaan meteen via email)

 ^

Onze nieuwsbrief wordt opgemaakt met behulp van een speciefiek DTP (opmaak) pakket. Kan ik deze ook meesturen?

  • Als u gebruik maakt van een DTP pakket (zoals Publisher) kunt u dit gewoon blijven doen. De enige stap die u dient te zetten is bij het versturen uw opgemaakte tekst (met plaatjes) om te zetten in het zgn. pdf formaat. Dit is een algemeen geaccepteerde standaard om opgemaakte formulieren te verzenden. Nagenoeg elke PC bezitter heeft een pdf lezer (van Adobe) op zijn PC geinstalleerd. Deze lezer is gratis te downloaden bij Adobe.

  • Ook kunt u met Emailworks HTML mail aanmaken. Als u met Word werkt, zult u een aantal functies herkennen.

 ^

Wat kan de school er zoal mee doen, naast nieuwsbrieven verzenden?

 

Email zal nooit de persoonlijke communicatie volledig vervangen. Maar email leent zich perfect voor het verspreiden van informatie. Zoals:

  • Schoolboekjes verzenden via mail in plaats van deze te laten drukken (u kunt alle bestanden als bijlage meesturen)
  • Normale communicatie, zoals herinneringen versturen aan ouders voor een bepaalde activiteit (bijvoorbeeld; let op: vrijdag is speelgoedochtend, geef uw kind speelgoed mee)
  • De leerkracht kan zelf naar zijn/haar ouders extra informatie sturen bijvoorbeeld: "morgen gaan we naar de Efteling, doe uw kind goed loopschoenen aan")
  • Ouders kunnen elkaar ook onderling mailen (klasse-ouder kan hierdoor makkelijker activiteiten organiseren). Dit functionaliteit is ook uit te schakelen.

 ^
En als mensen geen emailadres hebben of gewoon de papieren versie willen blijven ontvangen?

Dit kan natuurlijk. Niet iedereen (ongeveer 10%) heeft de beschikking over een PC en een mailadres. Dit percentage wordt echter elk jaar lager. Het kan ook zijn dat mensen dit wel hebben, maar niet weten hoe het werkt.
In deze gevallen wordt de nieuwsbrief gewoon op de traditionele manier gemaakt (in veel kleinere oplage). U kunt dan de volgende dingen doen:

  1. U kunt deze nieuwsbrieven bij de uitgang klaarleggen
  2. U kunt met behulp van het systeem heel eenvoudig een exceptie lijst maken (ouders zonder emailadres) en deze alsnog uitdelen aan de desbetreffende kinderen.
  3. U kunt gebruikers (ouders) stimuleren door:
  • de papieren nieuwsbrief een dag of twee dagen later ter beschikking aan de ouders te stellen
  • te communiceren dat de nieuwsbrief ook op de website te vinden is

 

 ^
Leuk idee, maar hoe krijg ik de emailadressen van de ouders verzameld?

Het leuke is dat dit helemaal niet hoeft. De ouders onderhouden zelf hun informatie. Welke ouder wil nu niet direct geïnformeerd worden als hun kind iets overkomt, een nieuwsbrief of extra informatie over hun kind ontvangen?
Wij begeleiden u bij het communicatietraject om mensen zelf te kunnen laten inloggen op het web waar ze hun eigen gegevens eenvoudig aan kunnen passen. Daarna, als er een verandering optreedt bij de ouders, zullen deze zelf de aanpassingen doen.
 

 ^
Hoe staat het dan met de privacy?

De volgende maatregelen zijn getroffen:

  • de gegevens in de database zijn zodanig afgeschermd dat een andere school hier niet bij kan
  • de ouder kan zelf instellen of hun emailgegevens zichtbaar zijn voor andere ouders
  • alleen de ouder zelf en de schoolbeheerder kunnen bij uw gegevens. Niemand anders kan dit, ook niet de andere ouders
  • een gebruiker ziet niet meer dan nodig is, waardoor misbruik onmogelijk is.
  • alles wordt gelogd. Eventueel misbruik kan direct getraceerd worden

Zie voor meer informatie onze Privacy policy.

 ^
Leuk nieuwsbrieven verzenden, maar ik wil meer

Ook daar hebben we aan gedacht. In eerste instantie willen we iedereen laten wennen aan deze manier van communiceren. Later als iedereen gewend is, zullen meerdere toepassingen operationeel worden. De uitdaging hierbij is dat het geheel zeer eenvoudig te bedienen moet zijn. De volgende modules kunnen op korte termijn aangeschaft worden:

  • onderzoeksmodule: scholen kunnen eenvoudig een elektronische enquête houden bij de ouders (zie http://enquete.emailworks.nl)
  • mini-enquête module: als vervanging van de (afscheur) formuliertjes met teksten als "ik ben de ouder van .... en ik kom wel/niet op de ouderavond". Alles wordt elektronisch afgehandeld. Scheelt een hele hoop werk!

 ^
Ik heb alle gegevens al in ons leerling volgsysteem staan, moet ik alles opnieuw invoeren?

Nee. In principe worden de gegevens door de ouders zelf ingevoerd. Deze gegevens zijn altijd goed. Indien u emailadressen zou importeren, zou u mogelijk oude emailadressen importeren. Dit geldt ook voor mobiele nummers die vaak aan verandering onderhevig zijn. Vandaar dat Emailworks zo handig is!

 ^
Het leerlingen bestand wijzigt steeds, hoe krijg ik dat doorgevoerd op het Emailworks voor scholen?

Ouders onderhouden hun eigen gegevens. Deze informatie zal dus altijd up to date zijn. Wel handig is het om ouders periodiek te laten kijken naar hun gegevens.
 

 ^
Wat kost deze functionaliteit?

De investering is laag gehouden. Wij weten dat scholen geen onuitputbare bronnen hebben. Momenteel worden er nu intern veel kosten gemaakt om de papieren nieuwsbrieven te maken, vermenigvuldigen en te distribueren. Wij hebben uitgerekend dat de kopieerkosten zo rond de 2 euro per kind per jaar liggen. Hierbij hebben we het al helemaal niet over de handelingskosten (tijd) van het kopiëren en distribueren! Als we dit mee zouden rekenen, komen uw huidige kosten op een ongeveer 10 euro per kind te liggen.
Wij vragen eenmalig 150 euro (voor het begeleiden en het initieel importeren van uw huidige gegevens) en vervolgens slechts 2 euro per kind per jaar.
 

 ^
Klinkt allemaal goed, maar voor dat ik me opgeef wil ik het eerst even proberen.

Dat kan. Wij kunnen voor u een test account aanmaken en u deze toesturen.  U kunt zich hiermee toegang verschaffen tot de testapplicatie. Deze is volledig operationeel, echter U kunt geen mail daadwerkelijk verzenden.
 

 ^
Ik heb het uit geprobeerd en ik wil met mijn school gebruik maken van Emailworks voor scholen

U zult hier geen spijt van krijgen. U zult zien dat communicatie directer en gerichter plaats zal vinden. Ouders zullen dit als zeer prettig ervaren!
U kunt zich opgeven door naar ons een e-mail te sturen met uw adres, website-, leerling- en schoolgegevens.  Wij zullen zorgen dat u zo snel mogelijk kunt beginnen. Of ga direct naar onze webshop en bestel online.
 

 ^