- Wat is Emailworks voor
verenigingen?
-
Hoe weet ik of de leden e-mail hebben en daadwerkelijk
gebruiken?
-
Waarom kan ik niet gewoon Outlook of een andere mailprogramma
hiervoor gebruiken?
-
Moet ik met onze ICT
mensen overleggen?
-
Wat zijn de voordelen voor de leden?
- Wat zijn de
voordelen voor de vereniging?
-
Ons
clubblad wordt opgemaakt met behulp van een specifiek DTP
(opmaak) pakket. Kan ik deze ook meesturen?
-
Wat kan de vereniging er zoal mee doen, naast het clubblad verzenden?
-
En als mensen geen emailadres hebben of gewoon de papieren versie
willen blijven ontvangen?
-
Leuk idee, maar hoe krijg ik de emailadressen van de leden
verzameld?
-
Hoe staat het dan met de
privacy?
- Leuk
het
clubblad verzenden, maar ik wil meer
-
Ik heb alle gegevens al in ons leerling volgsysteem staan, moet ik
alles opnieuw invoeren?
-
Het leden bestand wijzigt steeds, hoe krijg ik dat doorgevoerd
op het Emailworks voor verenigingen?
- Wat kost deze
functionaliteit?
-
Klinkt allemaal goed, maar voor dat ik me opgeef wil ik het eerst
even proberen.
-
Ik heb het uit geprobeerd en ik wil met mijn vereniging gebruik maken
van Emailworks voor verenigingen
Wat is
Emailworks voor verenigingen?
Emailworks voor verenigingen is een webapplicatie die
de gebruiker (leden, teamleden en bestuur van vereniging) in staat stelt op
een zeer eenvoudige manier uw clubblad of berichten te sturen naar
leden.
Het systeem onderhoudt zichzelf omdat leden zijn/haar eigen contact
gegevens kunnen wijzigen. Doen ze dit niet, zal het bericht niet
aankomen of kan de vereniging geen contact opnemen in geval van nood.
Het clublid zal dus gaarne bereid zijn dit (eenmalig) te doen.
^
Hoe weet ik of de leden email hebben en daadwerkelijk gebruiken?
Uit
diverse onderzoeken blijkt dat minstens 90% van de leden e-mail
hebben. Dit percentage loopt flink op als de leden werken en/of
kinderen hebben. Indien u dit percentage alsnog getoetst wenst te
hebben, kunt u op een zeer eenvoudige en snelle manier dit voor uw
eigen vereniging onderzoeken. Kijkt u hiervoor naar
deze pagina die hier volledig aan gewijd
is.
^
Waarom kan ik niet gewoon Outlook of een andere mailprogramma hiervoor
gebruiken?
Omdat u (hoogstwaarschijnlijk) niet de beschikking heeft over up-to-date emailadressen van alle leden. De voordelen van Emailworks voor
verenigingen:
- mail-adressen en mobiele telefoonnummers
worden onderhouden door de leden zelf, waardoor deze
altijd up-to-date zijn. U hoeft dit dus niet meer
zelf te doen.
- U kunt altijd en overal hiervan gebruik van
maken. U kunt hierdoor dus ook vanaf thuis werken of meteen voor
verschillende verenigingen (als u die onder uw hoede heeft)
- iedereen kan gebruik maken van de email-adressen. Niet alleen de
vereniging, maar ook eventueel de leden,
aanvoerders en de bestuursleden
(zonder dat het concrete e-mailadres beschikbaar is)
- De groepenindeling wordt door de leden zelf
gedaan. U hoeft dus niet elk
clublid apart te selecteren, u selecteert slechts een
groep (of meerdere groepen) en het bericht wordt automatisch gestuurd
naar de betreffende leden. Selectie van de geadresseerden gaat dus
zeer eenvoudig
- U hoeft geen software te installeren of te configureren.
Slechts een webbrowser en een connectie met het Internet is
voldoende
^
Moet ik met onze ICT
mensen overleggen?
Emailworks voor verenigingen is geen ICT
oplossing maar een beleidskeuze. Alleen een PC met Internettoegang is
voldoende
^
Wat zijn de voordelen voor de leden?
- leden krijgen snel informatie
- leden en eventuele verzorgers krijgen informatie,
indien gewenst, op meerdere emailadressen (clubblad
raakt niet meer kwijt)
- Informatie op maat: leden kunnen alleen informatie
krijgen die voor hun relevant is (dus geen overload aan informatie die toch niet
interessant is)
- leden kunnen snel gecontacteerd worden op
hun mobiele nummer in geval van nood
- leden kunnen per team onderling eenvoudig
communiceren
^
Wat zijn de
voordelen voor de vereniging?
- Communicatie met de club en het clublid wordt geintensiveerd
- Communicatie is beter afgestemd op de doelgroep
- Communicatie is snel en komt altijd aan
- Geen tijd meer kwijt aan het het kopieren
en/of drukwerk
- Geen tijd meer kwijt aan het distribueren
- Contactinformatie van de leden is altijd up to date
- Minder papier is goed voor het milieu
- Meer bezoekers trekken naar de website van de vereniging
- Geen drukwerk meer (verenigingenboekjes gaan
meteen via email)
- Geen sponsors meer noodzakelijk voor
financiering van het clubblad
^
Ons
clubblad wordt opgemaakt met behulp van een specifiek DTP
(opmaak) pakket. Kan ik deze ook meesturen?
^
Wat kan de vereniging er zoal mee doen, naast het clubblad verzenden?
- verenigingboekjes verzenden via mail in plaats
van deze te laten drukken (u kunt alle bestanden als bijlage
meesturen)
- Normale communicatie, zoals herinneringen versturen aan leden voor een bepaalde activiteit
(bijvoorbeeld; let op: het eerste team gaat op kamp,
vergeet niet warme kleren mee te nemen)
- leden kunnen elkaar ook onderling mailen (Bijvoorbeeld:
wie gaat er rijden aanstaande zaterdag?)
^
En als mensen geen emailadres hebben of gewoon de papieren versie
willen blijven ontvangen?
Dit kan natuurlijk. Niet iedereen (ongeveer 10%)
heeft de beschikking over een PC en
een mailadres. Het kan ook zijn dat mensen dit wel hebben, maar niet
weten hoe het werkt.
In deze gevallen wordt het clubblad gewoon op de traditionele manier
gemaakt (in veel kleinere oplage)
U kunt gebruikers (leden) stimuleren door:
- het papieren clubblad een dag of twee dagen later ter beschikking
aan de leden te stellen
- het clubblad niet toe te
sturen, maar te laten ophalen op een
centrale plek op het clubhuis
- handleidingen te laten lezen en
deze in papieren versie uit te delen, waardoor leden toch de stap
gaan maken naar e-mail. Dit is tenslotte een communicatievorm waar je
niet meer omheen kunt.
^
Leuk idee, maar hoe krijg ik de emailadressen van de leden verzameld?
Het leuke is dat dit helemaal niet hoeft. De leden onderhouden zelf
hun informatie. Welk clublid wil nu niet direct geïnformeerd worden
wanneer hun team gaat
spelen, een clubblad ontvangen of extra informatie over
de vereniging?
Wij begeleiden u bij het communicatietraject om mensen zelf te kunnen
laten inloggen op het web waar ze hun eigen gegevens eenvoudig aan
kunnen passen. Daarna, als er een verandering optreedt bij de leden,
zullen deze zelf de aanpassingen doen.
^
Hoe staat het dan met de
privacy?
De volgende maatregelen zijn getroffen:
- de gegevens in de database zijn zodanig afgeschermd dat een
andere vereniging hier niet bij kan
- het clublid kan zelf instellen of hun emailgegevens zichtbaar zijn
voor andere leden
- alleen het clublid zelf en de verenigingbeheerder kunnen bij uw
gegevens. Niemand anders kan dit, ook niet de andere leden
- een gebruiker ziet niet meer dan nodig is, waardoor misbruik
onmogelijk is.
- alles wordt gelogd. Eventueel misbruik kan direct getraceerd
worden
Zie voor meer informatie onze Privacy
policy.
^
Leuk een clubblad verzenden, maar ik wil meer
Ook daar hebben we aan gedacht. In eerste instantie willen we iedereen
laten wennen aan deze manier van communiceren. Later als iedereen
gewend is, zullen meerdere toepassingen operationeel worden. De
uitdaging hierbij is dat het geheel zeer eenvoudig te bedienen moet
zijn. De volgende modules kunnen op korte termijn
aangeschaft worden:
- inschrijfmodule: nieuwe leden kunnen
zich inschrijven bij uw
vereniging
- activiteitenmodule: leden kunnen een activiteiten kalender
raadplegen en leden kunnen zich opgeven voor deze verenigingactiviteiten
- onderzoeksmodule: verenigingen kunnen eenvoudig een elektronische
enquête houden bij de leden
^
Ik heb alle gegevens al in ons administratiesysteem staan, moet ik
alles opnieuw invoeren?
Nee. In principe worden de gegevens door de leden
zelf ingevoerd. Mocht u toch anders wensen, kunt u door
middel van de importfunctie van Emailworks voor verenigingen,
de gegevens uit
uw huidig systeem importeren. Wij zullen u daarbij
helpen en u hoeft daaraan niets te doen.
^
Het leden bestand wijzigt steeds, hoe krijg ik dat doorgevoerd op
het Emailworks voor verenigingen?
Door een export te doen van uw bestand en een import in het Emailworks
voor verenigingen kunt
u het bestand up-to-date houden. Ook kunt u manueel de mutaties
doorvoeren. Deze synchronisatie kan ook mogelijk verzorgt worden
door een eenvoudig batchbestand dat bijvoorbeeld automatisch 1 keer per
week draait (is nog in ontwikkeling).
^
Wat kost deze
functionaliteit?
De investering is laag gehouden. Wij weten dat verenigingen
geen onuitputbare bronnen hebben. Momenteel worden er nu intern
veel kosten gemaakt om het papieren clubblad te maken,
vermenigvuldigen en te distribueren. Wij hebben
uitgerekend dat de
drukkosten zo rond de 2 euro per
clublid per jaar liggen. Hierbij
hebben we het al helemaal niet over de handelingskosten van het
kopiëren
en distribueren! Als we dit mee zouden rekenen, komen uw huidige kosten
op een ongeveer 10 euro per clublid te liggen.
Wij vragen eenmalig 150 euro (voor het begeleiden en het initieel
importeren van uw huidige gegevens) en vervolgens slechts 2 euro per
clublid per
jaar.
^
Klinkt allemaal goed, maar voor dat ik me opgeef wil ik het eerst even
proberen.
Dat kan. Wij kunnen
voor u een test account aanmaken en u
deze toesturen. U kunt zich hiermee toegang verschaffen tot de
testapplicatie. Deze is volledig operationeel, echter U kunt geen mail
daadwerkelijk verzenden.
^
Ik heb het uit geprobeerd en ik wil met mijn vereniging gebruik maken van
Emailworks voor verenigingen
U zult hier geen spijt van krijgen. U zult zien dat communicatie
directer en gerichter plaats zal vinden. leden zullen dit als zeer
prettig ervaren!
U kunt zich opgeven door naar ons een
e-mail te sturen met uw adres, website-,
aantal clubleden en
vereniginggegevens. Wij zullen zorgen dat u zo snel mogelijk kunt
beginnen.
^
|